För att bättre kunna arbeta med effektivitet är det bra att ha en förståelse om dess grundläggande delar. Effektivitet handlar i grunden om två dimensioner: 1) vad man gör (målorientering) och 2) hur man gör det (handlingsorientering). Detta skulle kunna åskådliggöras i följande matris med fyra olika tillstånd.

 

Den högsta graden av effektivitet uppnås i tillståndet när man gör rätt saker på rätt sätt. Detta är ett perfekt tillstånd men det är omänskligt att alltid befinna sig i ett sådant tillstånd. Detta eftersom världen och människan inte är perfekt samt att det oftast är alltför krävande och kostsamt att uppnå detta tillstånd.

Människor och metoder som utlovar perfektion bör man därför vara misstänksam inför eftersom det finns en stor risk att de lovar mer än de håller. Alla sådana perfektionistiska vägar leder bara till omänskliga krav och är dömda att misslyckas på ett eller annat sätt. En bra fråga att ställa till människor som förespråkar och kräver perfektion är: Vilket pris är du beredd att betala för att uppnå detta tillstånd?

Detta leder oss vidare till Lean och en av dess principer: Perfektionen. Inom Lean eftersträvar man perfektion men det handlar inte om att betala vilket pris som helst för att uppnå detta tillstånd. Det är ett visionärt tillstånd som mer handlar om att aldrig ge upp strävan efter att optimera sitt arbetssätt så att kunden erhåller maximalt värde för sina pengar. Det handlar alltså om att sträva istället för att kräva perfektion. Man skulle nog kunna säga att perfektion som krävs är en källa till slöseri med pengar, tid och kraft medan perfektion som eftersträvas är en källa till mer pengar, tid och kraft.

PS. Handlingsorientering (att göra saker på rätt sätt) är viktigt, men enligt PIMS (Profit Impact of Marketing Strategy, ett forskningsprogram som drivs av Strategic Planning Institute i Boston) svarar målorientering (att göra rätt saker) för hela 80% av ett företags totala effektivitet. Det är alltså viktigt att göra saker på rätt sätt men det är långt viktigare att göra rätt saker. Det optimala är givetvis att kombinera dessa dimensioner.